Devis & Subventions/Banque : Guide de conformité version générique

Sensibilisation à la forme des devis exigée par les instructeurs et les banques, avec modèles prêts à copier. Remplacez les zones entre crochets par vos informations.

1) Avant le dépôt : constituer des pièces « neutres »

Demander en priorité des factures pro‑forma ou des devis signés par le fournisseur sans date.
Zéro engagement avant dépôt : pas de mention « Bon pour accord », pas d’acompte.
Devis nominatif : adressé à [VOTRE SOCIÉTÉ/ASSOCIATION] ([en cours de formation] si applicable), avec objet, références, quantités, prix unitaires, totaux HT/TTC, TVA, conditions (livraison, garantie, SAV).

Point clé conformité : Un devis signé fournisseur sans date évite la notion d’engagement antérieur. Si un devis est daté, vous devrez le contresigner après le dépôt, avec une date postérieure.

2) Documents acceptables au dépôt

✔︎ Facture pro‑forma (recommandé pour démarrer)
✔︎ Devis signé par le fournisseur sans date
◼︎ Devis non signé : possible pour chiffrage, à compléter ensuite

Pièces à joindre systématiquement

Coordonnées complètes du fournisseur (SIREN/SIRET, adresse, contact)
Référence du devis, durée de validité (si indiquée), conditions de paiement
Dénomination exacte : [VOTRE SOCIÉTÉ/ASSOCIATION] ([en cours de formation] le cas échéant)

3) Après le dépôt : sécuriser l’acceptation

Apposer « Bon pour accord », votre signature et une date postérieure au dépôt.
Si le devis était daté : votre contre‑signature datée après dépôt écarte l’engagement antérieur.
Éviter tout paiement avant le feu vert du financeur/banque (sauf règles spécifiques du dispositif).

4) Erreurs fréquentes à éviter

✖︎ Signer avant le dépôt (engagement antérieur = risque d’inéligibilité)
✖︎ Devis non nominatif ou insuffisamment détaillé
✖︎ Dates incohérentes (signature bénéficiaire datée avant le dépôt)
✖︎ Acompte versé trop tôt

5) Identité du porteur à faire figurer

Utilisez systématiquement ces mentions sur vos pièces :

Bloc d’identité – à copier

[VOTRE SOCIÉTÉ/ASSOCIATION] ([en cours de formation] si applicable)
[Adresse complète]
Représenté(e) par [Nom Prénom], [Fonction : Président(e)/Gérant(e)/Dirigeant(e)]

Pour les validations après dépôt :
• Adresse de l’entité
• Signature du/de la représentant(e) légal(e)
• Tampon (si disponible)
• Date postérieure au dépôt

6A) Modèle – Demande de pro‑forma / devis signé sans date (email)

6B) Modèle – Mention d’acceptation (à apposer après dépôt)

8) Message type si le devis est déjà daté

7) Check‑list express (à agrafer au dossier)

Pro‑forma ou devis signé fournisseur sans date Devis nominatif : [VOTRE SOCIÉTÉ/ASSOCIATION] Détails complets : références, quantités, PU, HT/TTC, TVA, conditions Aucun engagement (signature/acompte) avant le dépôt Après dépôt : « Bon pour accord » + signature représentant(e) légal(e) + tampon + date postérieure Coordonnées fournisseur : SIREN/SIRET, adresse, contact, conditions de paiement Cohérence montants vs. plan de financement (TVA, calendrier de décaissement) Devis comparatifs (2–3) si pertinent

9) Pour la banque : lecture « risque »

Présenter 2–3 devis comparatifs si possible (prix de marché).
Vérifier la cohérence devis ↔ plan de financement (montants, TVA, calendrier).
Éviter tout engagement prématuré : signe de maîtrise procédurale.

Résumé : Avant dépôt → pro‑forma / devis signé fournisseur sans date. Aucun engagement avant dépôt. Après dépôt → « Bon pour accord » daté APRÈS dépôt + signature + tampon. Toujours nominatif à [VOTRE SOCIÉTÉ/ASSOCIATION].